Já tenho alguns bons anos no mercado, principalmente digital e voltado pra comunicação, e nunca aprendi nem formal e nem informalmente sobre como fazer uma boa gestão. E isso não se refere a cargos de gestão, mas sim o básico necessário pra gerir até o seu próprio trabalho e como funcionam (ou deveriam) empresas de qualquer porte.
A operação em si é algo muito negligenciado quando nos deparamos com áreas de marketing. Falo isso tendo local de fala e ouvindo dos meus colegas de trabalho em TODO lugar que eu vou. Mas isso não se limita ao marketing. Todas as áreas, exceto talvez tecnologia, não possui métodos e formas estratégicas de simplesmente se organizar.
Isso é uma coisa que sempre me pega porque eu não funciono sem organização. Então você já imagina o que acontece, né? Sim, lá vou eu organizar tudo ao meu redor e aprendi bastante coisa no caminho.
Tudo começa quando você entende a estrutura básica de uma operação:
Até aqui, nada muito novo, certo? Porém, a gente só entende de verdade na maioria das vezes quando nos colocam pra viver a realidade de cada uma. E nessa maioria, dizendo pela minha área e vivência, sem preparo nenhum. Ou seja, você bate cabeça até pegar o jeito.
Então reuni aqui o que aprendi sobre as características de cada nível, quem está nele, quais os desafios e as dores de cada uma na estrutura de uma área.
Começando pelo topo, o nível estratégico é onde são decididos os objetivos da área, eles são conectados com os objetivos de negócio e precisam ser um norte para o setor.
Características: Geralmente são objetivos mais subjetivos e qualitativos.
Quem a compõe: Essa parte costuma ser orquestrada pelos líderes de maior nível, como heads e diretores.
- Maiores desafios
Fornecer recursos para que a operação inteira seja bem sucedida
Gestão de orçamentos e movimentos grandes de processos e equipe
- Maiores dores
Mostrar resultados quantitativos com frequência e muito conectados ao setor de vendas/comercial
Apresentar as estratégias à alta gestão e resolver crises
Já o nível tático, são o “como” atingiremos os objetivos do nível estratégico. Quais serão as estratégias que vamos utilizar para tal.
Características: Geralmente são definidas em conjunto com o nível estratégico, mas é aqui que elas se desdobram em ações e demandas.
Quem a compõe: Essa responsabilidade é de líderes que estão no meio da operação como um todo, como gerentes, coordenadores e supervisores.
- Maiores desafios
Gerir equipes multidisciplinares
Mostrar o progresso das ações, resultado e novos caminhos
Monitorar a execução das estratégias do operacional e reportá-las ao nível acima
- Maiores dores
Sendo o nível intermediário entre o nível estratégico (acima) e operacional (abaixo), uma de suas maiores dores é saber se comunicar de acordo à eles e, claro, destrinchar as estratégias em tarefas e demandas para execução.
E por último, mas não menos, pelo contrário, o MAIS importante: o Operacional. É o nível do plano de ação: é aqui que são inseridas todas as demandas e tarefas que precisam ser feitas para que a estratégia aconteça.
Características: Geralmente onde acontece "a mágica", leia-se caos - fica mais visível quando não é organizado.
Quem a compõe: A galera que põe a mão na massa para executar e trabalha diariamente em plataformas, programas, planilhas, docs: os analistas.
- Maiores desafios
Prazos incompatíveis para uma execução adequada
Trabalhar sem pontos de referência por não ter acesso e nem visibilidade das estratégias e seus resultados
- Maiores dores
Briefings incompletos e às vezes inexistentes
Falta de clareza e comunicação ruidosa ao receber demandas e como consequência: retrabalhos e ajustes recorrentes.
O que acontece quando esses níveis operam fora de sintonia, em direções diferentes e não conectados um ao outro?
Acho que se você chegou até aqui, já sabe da resposta. Mas trarei alguns dados pra reforçar:
Segundo dados do IBGE, 48% das empresas brasileiras fecham em até 3 anos e o principal motivo é a falta de gestão eficiente. Segundo as últimas pesquisas do Sebrae, 34% dos negócios em atividade destacam uma gestão eficiente como fator primordial para a sobrevivência.
Beleza! Mas Gi, esse caos não é o “normal” quando falamos em gestão de áreas e equipes?
Não é porque naturalizamos que é o único jeito. Muito menos o melhor, concorda?
A gestão do futuro não se resume ao nível operacional, mas sim os 3 funcionando juntos, de preferência, no mesmo lugar e com mesma dinâmica. Urge a necessidade de adaptar e evoluir nossa forma realizar gestão. A questão é: COMO?
Eu acredito que através de 3 estratégias que se implementadas não vão apenas melhorar a gestão, mas o ambiente de trabalho como um todo, incluindo o bem estar das pessoas, o engajamento com o trampo e porque não dizer, aumentando a lucratividade do negócio. É uma consequência quase que instantânea como resultado da adoção dessas práticas:
1. Uma comunicação verdadeiramente assertiva
O The Holmes Report realizou uma pesquisa com empresas em têm mais de 100mil funcionários, e eles perdem - pasme - $62,4mi anualmente por problemas de comunicação assertiva.
Os problemas são:
A informação de perde: A mensagem inicial se perde no meio do caminho, e chega aos pedaços (ou só pela metade) do outro lado
O que é dito é diferente do que é interpretado: Muitas vezes achamos que o outro esta compreendendo o que dizemos. Mas a interpretação dele da mesma mensagem é diferente da nossa.
Ruídos: O excesso de informação muitas vezes gera ruído, e atrapalha o entendimento do outro. Não é só barulho que é ruído. Quando você conta em meia hora uma história que poderia ser resumida em cinco minutos, boa parte desta “falação” a mais é ruído!
Descrevi a realidade de alguém aí? Não é a toa. A segunda vai contra o que a grande parte de empresas verticais ainda insistem em segurar por puro apego ao controle.
2. Microgestão, não! Macrogestão, sim!
A microgestão apesar de comum, já não faz mais sentido na forma que a maioria de nós trabalha hoje em dia. Sendo o oposto da microgestão, a macrogestão requer confiança nos profissionais envolvidos.
Isso significa compartilhar informações como estratégias e resultados, além de delegar responsabilidades com as equipes.
A terceira e última é a mais "simples" e a que falamos lá no início.
3. Estruturar o básico de um ciclo de vida de operação
Apenas 7% das organizações pesquisadas têm um nível de maturidade digital totalmente desenvolvido, com sistemas e canais integrados e desenvolvimento completo do ciclo de vida da operação.
Esse é o passo a passo que faço quando chego numa empresa ou área pra começar qualquer coisa. Acredito que é necessário arrumar a casa antes, porque sem isso minimamente estruturado pode ter certeza que você vai ter que lidar com isso lá na frente com uma proporção, leia-se problema - muito maior.
Feito isso, agora a gente vai pra parte mais interessante que é aplicar tecnologia e inovação pra otimizar uma melhoria contínua da operação através de ferramentas, automações e metodologias. Complicou? Relaxa, exemplifico:
Esses nomes são familiares pra você? Se não, é bom começar a olhar mais em como esses pontos podem facilitar a sua vida e a de todo mundo a sua volta.
A frase atribuída ao velho Charles Darwin nunca fez tanto sentido: “Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”. E não digo isso apenas pensando em nós profissionais, mas às empresas, principalmente.
Dando um exemplo real e maior do que está acontecendo: Se áreas específicas (DevOps, ContentOps, MarketingOps) estão nascendo e colocando esforço e profissionais dedicados à operação delas é porque está dando certo! ~leia-se lucro, qualidade e resultados!
Dando a devida atenção à operação aliada a tecnologia, você tem nas mãos:
Dashboards visuais atualizados em tempo real
Cronogramas em timelines, calendários, gant e outros
Estratégias conectadas às metas e de fácil atualização
Fluxos e processos claros e documentados
Filtros que facilitam encontrar e organizar tarefas
Board kanban com alto nível de personalização
Automações que economizam tempo
As vantagens são muitas, então divido elas em medidas de tempo:
a curto prazo: processos que darão base sólida e realista para construir planejamentos e metas.
a médio prazo: comunicação e organização melhorada, engajamento dos envolvidos, alívio de sobrecarga, redução de erros e retrabalho.
a longo prazo: + previsibilidade, produtividade e redução de custos; Consequentemente: aumento de receita, melhora no clima organizacional e retenção de talentos, ambiente mais humano e saudável.
Por fim:
Quer aprender mais sobre isso? Posso ajudar, chega mais e conheça como. Se você é da área de marketing, esse link aqui é ainda melhor. 💜🤓