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  • Giselle Oliveira

Como criei a gestão de uma área de Conteúdo no Notion

Atualizado: 5 de jan.

Quando entrei na última empresa em que trabalhei sabia que tinha um grande desafio pela frente, mas que finalmente conseguiria centralizar meus esforços somente em conteúdo assumindo a posição de Content Leader. Isso porque durante toda a minha carreira eu sempre fui generalista. Não por escolha, por necessidade mesmo. Eu era freela e já trabalhei tanto na operação quanto na estratégia de marketing, comunicação e design. Isso me dá algumas vantagens inclusive, mas essa história é pra outro dia. Minha paixão mesmo sempre foi na escrita e criar os processos da área do zero me encheu de empolgação, e aparentemente, desbloqueou uma nova habilidade.


A empresa estava começando a migrar para a ferramenta Notion e pra quem não sabe, eu AMO aplicativos e metodologias de gestão de projetos. É como se tivessem me dado um brinquedo novo e o trabalho ficou imensamente divertido enquanto eu elaborava os fluxos de trabalho, como seria a documentação da área, o desenho dos processos, como funcionaria a integração com outros boards e times, enfim, tudo que uma área precisa.


Depois que finalizei lá fui eu apresentar pra minha Head (alô, Marina, sdds!) e para minha surpresa ela paralisou todas as minhas atividades durante duas semanas para que eu estendesse o que eu desenvolvi para outras áreas do marketing. Como eu fiz? Vem comigo!

 

Quando eu cheguei na empresa, o time de criação e design já tinham um board que funcionava como uma esteira, tipo kanban. Tomei enquanto referência para construir a parte operacional das demandas, mas ele não funcionava tão bem para Content e fui ajustando conforme fazia sentido para os copywriters da minha equipe. A seguir, vou contar como foi meu raciocínio para essa construção e os métodos que utilizei. Bora lá!

O contexto: O setor de marketing, composto por 7 áreas, acabara de migrar sua gestão de tarefas para a Plataforma Notion e precisava construir do zero um novo fluxo operacional integrado para as equipes e que também fornecesse aos líderes uma visão estratégica dos projetos em andamento de cada área.

Do problema à solução: usando raciocínio estratégico


Apesar de ter uma grande capacidade personalizável, a plataforma Notion ainda não possui automação e não gera visualizações macros automaticamente.


O primeiro passo foi identificar oportunidades de criação de processos e conexão para trazer otimização. Depois, criar views estratégicas de acordo com os objetivos. E para isso, utilizei o nosso bom e velho amigo Double Diamond, de Design Thinking.



Na parte do Discovery, minha vivência em várias áreas de marketing facilitou muito o entendimento do que cada área precisava e dos problemas comuns de gestão que aconteciam no dia a dia tanto no operacional dos analistas como na visão estratégia que a liderança precisava.


Em Define, o próprio board com os processos da área de Content foi como um piloto e, depois de validado, foi utilizado como template para as áreas de Inbound marketing, Performance, Dados e Atendimento. E depois estendido para integrar com Branding, Social Media, Eventos e RP.


Já no Develop, era pegar tuuuuudo isso e APLICAR. Escolhi as metodologias que mais fizeram sentido e segui em frente. Essa parte fica mais visível na parte operacional.


Agora é a hora do “vamos ver” em Prototype. A primeira coisa que pensei foi ter uma “página” onde fossem alocados os links mais importantes, porém uma parte dela seria acessada por pessoas de outros times da empresa e uma outra que seria restrita ao meu time. Isso porque as demandas em sua maioria vêm de fora da área de Content, ou seja, ela alimenta outras áreas do marketing e também RH e Comercial com demandas externas, por exemplo.


Como ficou o board da área de Conteúdo


1. Visão de entrada

Página da área no workspace a apresentação da área, time e direcionamento de fluxos de demanda internas e externas.


Desenvolvi páginas que considero muito importantes para a gestão, documentação e também pro desenvolvimento dos copywriters que logo chegariam para compor minha equipe dentro de 'Controle Interno':


1. Objetivo da área: Quanto mais claro, tangível e direto for, mais as pessoas da equipe sentem que podem não só absorver para si, quanto para passar isso a outras pessoas. Dentro disso, também acho interessante explicitar o objetivo de cada função por senioridade.


2. Estrutura e Processos: O próprio nome já diz, não vou me estender. (risos)


3. Nosso onboarding: Além do onboarding da empresa para entender da cultura, produto e processos no geral, é importantíssimo que isso se estenda à área.

Acolher um membro novo da equipe pode (deve, na minha humilde opinião) ser otimizado e padronizado.


4. Guia de redação: Essa aqui não foi criação minha e sim da UX Writer Isadora, do time de Produto que fez um guideline maravilhoso sobre as regras e boas práticas de copy aplicadas na realidade da empresa. (Beijo, Isa! <3) Meu trabalho aqui foi apenas trazer esse conteúdo valioso para um lugar de fácil acesso para minha equipe.


6. Demandas: Essa parte é meu xodó, que é onde o operacional acontece, mais a frente entro em detalhes.


E ainda pensando em fácil acesso, finalizei com todas as informações da gestão da área, como planejamento atual, estratégias em andamento, métricas, monitoramento e guidelines.


2. Visão operacional

Agora sim: Esse board estilo kanban é utilizado para a gestão de tarefas e fluxos de demanda da equipe de conteúdo. Para facilitar o briefing delas, criei algumas propriedades nos cards como:

  • Categorização da demanda

  • Formatos de entrega

  • Briefing e contextualização

  • Interligação de ações com outras áreas

A 'Big Task' funciona como uma visualização macro dos projetos da área agrupando os cards que corriam pela esteira.



3. Visão Estratégica das OKRs

Essa visão foi desenvolvida depois, com a Head da área, para interligar as OKR’s do Marketing distribuindo as tarefas pelos boards de cada área através das “big tasks”*. Aqui, é possível ver o andamento tanto como uma tabela, como uma timeline.


O objetivo era fornecer uma visão 360ª dos projetos em andamento no setor. Essa view é utilizada pelos coordenadores, gerentes e heads.



Assim, temos uma visão 360º da OKR de conteúdo, com:

  • Descrição e duração

  • Qual OKR de marketing ela vai atender

  • Objetivo, progresso e prazos

  • Responsáveis e áreas envolvidas

  • Etapa do funil e priorização

*Conexão com os cards de projeto no board operacional de fluxo de demandas.


Os resultados disso tudo foram melhores que o esperado porque essa demanda existia, mas não tinha dono. E é muito comum os setores de marketing e comunicação não contarem com uma organização e fluxo que funcione rápido e que ainda traga:

  • Visão estratégica das áreas para Heads, visão macro para coordenadores e visão operacional para analistas

  • Gestão, documentação e organização dos processos de todo o setor de marketing

  • Depois de implantado no marketing, o projeto foi replicado para outras áreas empresa


Ps. E eu só descobri que esse projeto que desenvolvi tem nome e profissão: Marketing OPS. BUT, infelizmente não existe aqui no Brasil. [AINDA ;)]

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